خطابات طلب الموافقة

هو خطاب ترفعه إلى صاحب صلاحية لتأذن لك بتصرف لا تملكه وحدك: صرف مبلغ، أو التعاقد مع جهة خارجية، أو حضور دورة، أو تعديل سياسة معمول بها. وهو يسبق التنفيذ دائماً، وهذا ما يميزه عن التقرير الذي يأتي بعده.

تحتاج إليه حين يتجاوز الأمر حدود صلاحيتك المالية أو الإدارية، أو حين يرتب التزاماً على المنشأة تجاه طرف ثالث، أو حين يمس أكثر من إدارة فلا يكفي فيه قرار إدارة واحدة.

قيمته أنه يحمي الطرفين: يمنحك سنداً مكتوباً عند المراجعة أو التدقيق، ويمنح المعتمِد صورة كاملة قبل أن يوقّع. ولهذا يُحفظ الخطاب وموافقته معاً مع مستندات التنفيذ.

ابدأ بجملة واحدة تحدد المطلوب بدقة: ما هو، وكم يكلف، ومتى يبدأ ومتى ينتهي، ومن ينفذه. الطلب الذي لا يمكن اختصاره في جملة واحدة غالباً لم يكتمل تصوره بعد.

ضع سقفاً للمبلغ لا تقديراً مفتوحاً، واستند فيه إلى عرض سعر أو تكلفة سابقة مماثلة، وفصّل بنوده إذا تعددت. ووضّح هل التكلفة مرة واحدة أم متكررة سنوياً، فالالتزام المتكرر يُدرس دراسة مختلفة تماماً.

بيّن أثر الموافقة وأثر الرفض معاً: ماذا يتحقق إذا وُوفق، وماذا يتعطل إذا لم يُوافق. واذكر البديل الذي درسته وسبب استبعاده، فهذا يوفّر على المعتمِد سؤالاً سيطرحه حتماً.

واختم بما تريده بالضبط: موافقة نهائية، أو موافقة مبدئية تليها دراسة، أو تفويض بالتوقيع. وأرفق ما يسند الأرقام، فالمرفق هو ما يُقرأ حين يُراجع الطلب بعد سنة.

لكل منشأة حدود صلاحيات معتمدة تربط قيمة المبلغ أو نوع القرار بالمستوى الذي يعتمده. اسأل الشؤون المالية أو الموارد البشرية عن هذه الحدود قبل الكتابة، فرفع الطلب إلى مستوى أدنى من المطلوب يعني إعادته، ورفعه إلى مستوى أعلى من اللازم يعني تأخيره.

وبعض الطلبات تحتاج أكثر من موافقة: رأي فني من الإدارة المختصة، وتغطية مالية من المالية، ومراجعة نظامية إذا كان هناك تعاقد. رتّب هذه الموافقات قبل الرفع النهائي، وأشر إليها في الخطاب مع تواريخها.

وإذا كان القرار يمس إدارة أخرى، فاحصل على عدم ممانعتها قبل أن ترفع لا بعده. الطلب الذي يصل ومعه موافقات الأطراف المعنية يُوقَّع في جلسة واحدة، والطلب الذي يصل وحده يبدأ رحلة استطلاع الآراء من جديد.

أكثرها شيوعاً طلب الموافقة بأثر رجعي بعد أن بدأ التنفيذ أو صُرف المبلغ. هذا يضع المعتمِد أمام أمر واقع، ويحوّل الموافقة إلى تسوية لمخالفة إجرائية بدل أن تكون قراراً.

ومنها الطلب المفتوح بلا سقف ولا مدة، والتقدير المبني على تخمين دون عرض سعر. ومنها وصف الأمر بالعاجل دون بيان سبب العجلة وتاريخ آخر موعد ممكن، فتفقد كلمة «عاجل» معناها في الطلب التالي.

ومنها إخفاء ما يترتب على القرار من التزامات لاحقة، كرسوم تجديد سنوية أو حاجة إلى موظف إضافي. ما يظهر بعد التوقيع يُحسب على مقدّم الطلب، ويجعل طلباته القادمة محل تدقيق أشد.

ومنها إعادة تقديم طلب سبق رفضه بصيغته نفسها دون تغيير. إن أعدت الرفع فاذكر ما عُدّل وما استجد منذ الرفض الأول.

الفرق بينها في حجم ما تطلب الموافقة عليه وفي عمق التبرير الذي يتطلبه، فاختر الأقرب إلى حالتك ثم احذف ما لا يلزم بدل أن تضيف إلى صيغة أصغر من موضوعك.

القاعدة العملية: كلما زاد المبلغ أو طالت مدة الالتزام، زادت الحاجة إلى نموذج المشروع بما فيه من نطاق وجدول زمني وميزانية.

الموافقة تلزمك بحدودها: المبلغ المعتمد، والمدة المحددة، والنطاق الموصوف في الخطاب. وأي تجاوز لهذه الحدود يحتاج طلباً جديداً، ولو كان الفارق يسيراً أو كانت الجهة نفسها.

احفظ صورة الموافقة مع مستندات التنفيذ من عقود وفواتير ومحاضر استلام، فهي أول ما يُطلب عند التدقيق. وأبلغ الجهات التي يعنيها القرار بنسخة منه حتى لا يتعطل التنفيذ عند أول إجراء يحتاج تعاونها.

وإذا تغيّرت الظروف بعد الاعتماد، كارتفاع التكلفة أو تأخر المورد، فارفع ذلك مكتوباً قبل أن تُحدث التغيير. تعديل معتمَد أسهل كثيراً من تبرير انحراف ظهر في التقرير الختامي.