خطابات التعريف بالراتب

خطاب التعريف بالراتب إفادة تصدرها جهة العمل وتشهد فيها بأن الموظف على رأس العمل لديها، وتذكر وظيفته وتاريخ التحاقه ومقدار راتبه. وهو خطاب معلومات لا خطاب تعهد: تقرر فيه المنشأة واقعاً قائماً، ولا تلتزم فيه بشيء تجاه الجهة التي يقدَّم إليها.

الجهة التي تصدره هي الموارد البشرية أو الشؤون الإدارية في منشأتك، ويوقّعه مسؤول مخوّل. ولأن الخطاب يحمل بيانات مالية، فالمنشأة هي المسؤولة عن دقتها، ولهذا تتضمن معظم الصيغ عبارة تفيد أن الإفادة أعطيت بناءً على طلب الموظف دون أدنى مسؤولية على المؤسسة.

تطلبه جهات كثيرة: السفارات عند طلب تأشيرة، والجهات الحكومية عند التقديم على خدمة أو برنامج، والبنوك عند دراسة الأهلية الائتمانية، والمؤجرون عند تأجير سكن. ولكل جهة منها الصيغة التي تناسبها، وهذا ما يحدد اختيارك بين نماذج هذه الصفحة.

الاسمان متقاربان والمستندان مختلفان، والخلط بينهما هو أكثر ما يجعل الموظف يستخرج خطاباً لا يُقبل منه. خطاب التعريف بالراتب يثبت الوظيفة والدخل فقط، وينتهي دوره عند هذا الحد، وهو المستند المطلوب للسفارات والجهات الحكومية والمؤجرين ولأغلب حالات إثبات الدخل.

أما خطاب تثبيت الراتب فهو مستند خاص بالبنوك يتضمن تعهداً من جهة العمل تجاه البنك بشأن الاستمرار في تحويل الراتب إلى الحساب لديه، وتطلبه البنوك في حالات التمويل التي تشترط تحويل الراتب. وله صفحة مستقلة على الموقع، فارجع إليها إن كان هذا هو المطلوب منك.

القاعدة العملية: إن كان المطلوب إثبات أنك تعمل وأن دخلك كذا، فأنت في الصفحة الصحيحة. وإن طلب منك البنك تعهداً من جهة عملك بتحويل الراتب إليه، فذلك مستند آخر لا يغني عنه أي من النماذج هنا.

الجهة المستلمة تتحقق من ثلاثة أمور: أن الشخص هو صاحب الهوية المذكورة، وأن علاقته بالمنشأة قائمة اليوم لا في الماضي، وأن الرقم المذكور دخل فعلي. اجعل الخطاب يجيب عن هذه الأسئلة الثلاثة دون أن تحتاج الجهة إلى مراسلتك.

راجع وجود هذه العناصر قبل استلام الخطاب من الموارد البشرية:

ومن المفيد إضافة رقم تواصل قسم الموارد البشرية في أسفل الخطاب، لأن بعض الجهات تتصل للتحقق قبل اعتماد المستند. وإن كانت طبيعة عملك غير معتادة، مثل العمل عن بُعد أو العمل بعقد محدد المدة أو كونك في فترة تجربة، فذكر ذلك صراحةً أفضل من إغفاله.

اسأل الجهة التي طلبت الخطاب أولاً عن شكل الخطاب المطلوب: هل تقبل صيغة إلى من يهمه الأمر أم تشترط أن يكون موجّهاً باسمها، وهل تحتاج تفصيل البدلات أم يكفيها الإجمالي. السؤال قبل الطلب يوفر عليك دورة إصدار كاملة.

ثم قدّم طلباً مكتوباً إلى الموارد البشرية تذكر فيه الغرض والجهة المستقبلة وعدد النسخ التي تحتاجها. طلب أكثر من نسخة أصلية في المرة الواحدة تصرف عملي إن كنت ستقدم لأكثر من جهة، لأن بعض الجهات تحتفظ بالأصل ولا تعيده.

وإن كنت ستقدم الخطاب خارج المملكة، فاسأل الجهة عن اللغة المطلوبة وعن حاجتها إلى ترجمة أو تصديق قبل الإصدار. واحتفظ بنسخة رقمية ممسوحة من كل خطاب صدر لك، فهي مرجعك عند الحاجة إلى إصدار جديد بالبيانات نفسها.

أكثرها شيوعاً اختلاف الاسم بين الخطاب والهوية، بزيادة اسم أو نقصانه أو باختلاف في الترتيب. الجهة المستلمة تقارن حرفياً، وأي فارق يعيد المستند إليك. والأمر نفسه ينطبق على اختلاف رقم الهوية أو تاريخ الالتحاق عن المسجل لدى الجهات الأخرى.

الخطأ الثاني تقديم صيغة عامة لجهة تشترط خطاباً موجّهاً باسمها. الصيغة العامة أوسع استخداماً لكنها أضعف أثراً، وبعض الجهات لا تقبلها أصلاً، فلا تفترض القبول قبل السؤال.

الخطأ الثالث ذكر الراتب الأساسي وحده حين تكون الجهة بحاجة إلى الدخل الإجمالي، أو العكس. حدد أي رقم تطلبه الجهة قبل الإصدار، فالفرق بين الرقمين قد يغيّر نتيجة دراسة طلبك كاملاً. ومن الأخطاء كذلك طلب تعديل الخطاب بخط اليد بعد صدوره، فأي شطب أو إضافة يفقده صفته الرسمية.

«صيغة رسمية موجهة» خطاب يُكتب باسم جهة بعينها في مطلعه، ويذكر الوظيفة وتاريخ الالتحاق والراتب الأساسي. اختره حين تكون الجهة معروفة ومحددة وتشترط أن يكون الخطاب موجّهاً إليها، وهو الأنسب للسفارات والجهات التي تحتفظ بالمستند في ملف الطلب.

«صيغة عامة لمن يهمه الأمر» لا تذكر جهة بعينها، وتضيف الراتب الشهري الإجمالي وطبيعة العقد. اختره حين تحتاج تقديم المستند لأكثر من جهة في الوقت نفسه، أو حين لا تعرف الجهة النهائية، مع التنبه إلى أن بعض الجهات تشترط الصيغة الموجهة.

«صيغة مفصلة للبنوك» توزّع الدخل إلى راتب أساسي وبدل سكن وبدل مواصلات وبدلات أخرى ثم الإجمالي، وتذكر طريقة صرف الراتب. اختره حين تحتاج الجهة رؤية تركيبة الدخل لا رقمه الإجمالي فقط، مثل دراسة طلبات التمويل. وهو خطاب معلومات مفصّل ولا يتضمن أي تعهد من جهة العمل.